Motivos para se terceirizar a folha
de pagamento
O processamento mensal da folha de pagamentos é uma das mais
complexas rotinas administrativas que todas as empresas realizam. Além disso,
pode se tornar uma fonte de diversos problemas, principalmente devido à
complexidade da legislação trabalhista.
A terceirização é uma estratégia que tem sido cada vez mais
adotada em todo o mundo. A cada dia que passa, um número maior de empresas que
se preocupa com o aumento da competitividade e da eficiência entrega a
responsabilidade de serviços como folha de pagamento, administração de pessoal
e gestão de benefícios às empresas especializadas em serviços de RH. Desta
maneira elas obtêm mais tempo para se dedicar, única e exclusivamente, ao seu
verdadeiro negócio, aumento de eficiência e significativa redução nos custos.
Processos a serem terceirizados
Rotinas Mensais:
- Elaboração e
processamento da folha de pagamento mensal e adiantamentos.
- Admissões,
documentação e benefícios legais.
- Administração de
férias individuais ou coletivas.
- Emissão de
documentos, guias, holerites e encargos sociais.
- Geração das
diversas guias de recolhimento, DARF, GPS, GRFC, relatórios e arquivos
eletrônicos operacionais e legais, tais como crédito de salários, pensão
alimentícia, SEFIP e CAGED.
- Gerenciamento
total das informações e histórico dos funcionários.
- Rescisões
contratuais com acompanhamento nos sindicatos ou no Ministério do Trabalho para
homologações
Rotinas Anuais:
- Elaboração e
processamento da folha de pagamento para 13º salário.
- Preparação e
entrega dos relatórios anuais, RAIS, DIRF e informes de rendimentos.
Cuidados a serem tomados na contratação dos serviços - No
momento de contratar o prestador de serviços, o empresário deverá buscar
referências e ficar atento para escolher alguém que realmente queira trabalhar
em parceria e com ética profissional. Além deste aspecto moral, fundamental
também será o aspecto legal. O terceirizado deverá atender às questões
trabalhistas, tributárias e fiscais, para que o tomador de serviço não tenha
problemas no futuro.
Todos os comprovantes de pagamentos das obrigações
trabalhistas, previdenciárias, fiscais e relativas aos tributos de
responsabilidade do terceirizado, devem ser exigidos e, periodicamente,
apresentados à empresa contratante.
O contratante poderá exigir da contratada que, preste
serviços com qualidade, eficiência, e que cumpra os prazos definidos em
contrato. Poderá também acompanhar a execução dos trabalhos, mas qualquer
cobrança ou exigência deverá ser feita diretamente ao responsável pela empresa
contratada.
A empresa a ser contratada deverá ser especialista no tipo de
serviço proposto, o que será comprovado perante a apresentação do responsável
técnico e do objeto (atividade-fim) da pessoa jurídica, constante no contrato
social da terceirizada. Dependendo do tipo de serviço a ser realizado, cujo
valor seja significativo, é importante que a terceirizada demonstre ao tomador
de serviço, a sua saúde financeira, ou seja, a sua auto-suficiência econômica.
Fundamental também será o contrato de prestação de serviços a
ser celebrado entre as partes: terceirizado x tomador de serviços. A sua
elaboração deverá ser minuciosa, constando todos os detalhes da execução do
serviço, de forma a prevenir, ao máximo, problemas possíveis para o empresário
contratante. Para que o empresário tomador de serviços tenha esta
tranquilidade, é importante que procure uma boa assessoria jurídica, para
auxiliá-lo no contrato.
Enfim, a terceirização pode ser uma ótima ferramenta para o
empreendedor, desde que tomados os devidos cuidados e observado, se o resultado
econômico será positivo, pois poderá até apresentar um custo mais alto que a
contratação interna. Porém, poderá ter um aumento na produtividade ou uma
melhora na imagem da empresa contratante.
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